美国建国只有200多年历史，其档案事业起步较晚，但发展很快，而地方档案工作早在建国前的殖民时代就已存在。美国建国前的13个殖民地虽都属英国，在政治和行政管理方面有一定联系，但却是各自为政的独立实体，各拥有自己的文件、档案机构。1783年独立战争结束后，13个殖民地组成邦联政府。按同年的《美英和约》规定，凡属任何一州和其公民所有的在战争中落入英军手中的一切档案，应立即归还给它们原属的机构或个人，有的州由此得到了殖民初期的一些档案史料。1787年美利坚合众国成立，实行中央与地方分权治理的联邦制。联邦政府各机关的档案、各州政府的档案、公私企事业的档案均由其拥有者自行管理。全国没有统一的档案业务指导中心，也没有联邦政府的档案机构。各州的档案机构建设多是在美国历史协会支持下开展的，发展极不平衡，缺少全社会性的有意识和有组织的管理。

       1877年美国成立了专门的总统委员会，调查公务档案的保管状况。海斯总统根据调查情况在1878和1879年的咨文中提出建立国家档案馆，但未能实现。1895年美国历史协会发起成立历史手稿委员会，1899年又成立了公共档案委员会，力图担负起指导、促进、协调和规划历史档案、手稿和现行档案的收集、整理、保管和提供利用的责任。由于他们的积极行动，国会于1913年委托一批学者研究欧洲各国经验，促成建立国家档案馆，但又因第一次世界大战爆发而未能成行。在此期间美国已由13个州扩展到50个州，各州档案管理十分混乱，有的州把档案随意堆放在州办公室，有的由州秘书保管，有的交州历史协会或州图书馆保存，有的散落在民间，而许多重要档案被离任州长或其他官员带走。在历史手稿委员会和公共档案委员会的推动下，许多州政府着手组建了专门的档案保管机构。各州档案工作尽管管理体制不统一，保管形式多样，却领先于联邦政府的档案管理工作。20世纪20年代，美国历史协会、公共档案委员会及学术界发表许多文章，介绍地方档案的收集和保管情况，发出了要求建立国家档案馆的呼吁。美国国会终于在1929年通过拨款建造国家档案馆大楼的决议案，1934年又批准了F.D.罗斯福总统签署的《关于建立国家档案馆的法令》。这是美国历史上第一个专门的档案法令。它宣布了美国国家档案馆的诞生，确立该馆作为政府直属机构在美国政府机关系统中的独立地位，从此迅速改变了联邦政府档案建设长期落后于地方档案建设的局面。在美国，形成3种不同性质的互无隶属关系的档案机构：联邦政府档案机构、州县市档案机构、公私企事业档案机构。它们之中，联邦档案机构建设发展最快。

       1949年联邦政府改组国家档案馆,成立国家档案与文件局，对联邦政府的档案工作实行集中管理；1950年颁布《联邦档案法》，是联邦政府档案工作实行集中管理的法律依据，加强了对政府机关文件和档案的管理，但将国家档案与文件局由直属于政府的独立局改为隶属总务署，直至1984年该局才脱离联邦总务署而独立。

       1954年国会通过《文件管理法》，授权国家档案与文件局负责建立联邦文件中心和国家档案馆分馆。到1987年，联邦政府的档案机构系统包括：美国国家档案与文件署及其领导下的一个国家档案馆和12个分馆、14个联邦文件中心和8个总统图书馆。这个机构系统共拥有3000多名工作人员，收藏各种档案1640多万立方英尺，含465个文件组合。这些档案包括：美国建国前的档案500多卷；建国后至1861年的档案2800多立方英尺；1861年至第一次世界大战的档案4万多立方英尺；第一次世界大战至1934年的档案约10万立方英尺。从20世纪60年代末，美国联邦档案机构开始研究和试用计算机管理档案。到20世纪80年代末，较普遍地实现了计算机的存储和检索，其中以联邦人事文件中心的现代化管理水平最高，这里保存着曾任职于联邦政府各部门及军队和军事部门的人员的人事档案1亿多卷，全部实现了电子计算机自动化检索。